Nos parâmetros do artigo 1º da Lei federal 8.159 de 8 de janeiro de 1991 “É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação”. Segundo a lei supracitada em seu artigo 3º considera-se “gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”. Os arquivos da Câmara Municipal de Vitória integram o Sistema Nacional de Arquivos conforme versa o artigo 12, inciso VII do Decreto Federal 4.073 de 3 de janeiro de 2002 e segue as diretrizes e normas emanadas do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, sem prejuízo de sua subordinação e vinculação administrativa (Dec. 4.073/2002 art. 14).

A eliminação de documentos consiste na destruição dos documentos que já cumpriram prazo de guarda e não possuem valor secundário, ou seja, os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados, tais como Projetos de Lei, Projetos de Decreto Legislativo, Projetos de Resolução, entre outros. O objetivo da eliminação é evitar o acúmulo desnecessário em depósitos físicos e repositórios digitais, diminuindo os gastos com recursos humanos e materiais. A eliminação somente ocorrerá depois de concluído o processo de avaliação e seleção conduzidos pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD, instituída pela Resolução 2.044 de 8 de março de 2021 e será efetivada quando cumpridos os procedimentos estabelecidos na Resolução CONARQ nº 40 de 9 de dezembro de 2014 e mediante autorização da instituição arquivística pública, a saber o Arquivo do Poder Legislativo do Município de Vitória (Lei 8.159/1991 art. 9º).

 INSTRUMENTOS ARQUIVÍSTICOS:

Plano de Classificação de Documentos Atividades-meio e fim

Tabela de Temporalidade de Documentos Atividade-meio e fim

Análise das tipologias documentais prescritas no ano corrente segundo prazos de guarda preestabelecidos na Tabela de Temporalidade de Documentos.

Separação da documentação prescrita para listagem, tratamento e eliminação.

Retirada, por meio de técnicas apropriadas, das capas, dos objetos metálicos (clips, grampos, bailarinas, etc), poeira e outros resíduos que possam danificar o maquinário de destruição mecânica de todos os processos físicos, um a um, como tratamento para eliminação.

Em conformidade com o art. 2º - A da Resolução nº 40 de 9 de dezembro de 2014 onde “O registro dos documentos a serem eliminados deverá ser efetuado por meio da elaboração de Listagem de Eliminação de Documentos [Anexo 1] pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD a ser submetida para autorização do titular dos órgãos e entidades da administração pública”.

Envio da Listagem de Eliminação para CPAD e posteriormente para o Arquivo Público para autorização em conformidade com o parágrafo único do art. 1º da Resolução CONARQ nº 40 de 9 de dezembro de 2014 onde “Os órgãos e entidades só poderão eliminar documentos caso possuam Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos constituídas e com autorização da instituição arquivística pública [Arquivo Público Municipal do Poder Legislativo de Vitória], na sua específica esfera de competência” .

Edital de Ciência de Eliminação de Documentos será elaborado e juntamente com a Listagem de Eliminação de Documentos deverão ser publicados no Diário Oficial do Legislativo Municipal de Vitória nos parâmetros do Art. 1º da Resolução CONARQ nº 5 de 30 de setembro de 1996, onde “Os órgãos e entidades integrantes do Poder Público farão publicar nos Diários Oficiais da União, do Distrito Federal, dos Estados e Municípios, correspondentes ao seu âmbito de atuação, os editais para eliminação de documentos, decorrentes da aplicação de suas Tabelas de Temporalidade, observado o disposto no art. 9º da Lei 8.159, de 08 de janeiro de 1991” e do artigo 3º da Resolução CONARQ nº 40 de 9 de dezembro de 2014 onde “Após obter a autorização de que trata o art. 2º-A, os órgãos e entidades deverão elaborar e publicar o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos [Anexo 2], em periódico oficial, sendo que na ausência destes, os municípios poderão publicá-los em outro veículo de divulgação local, para dar publicidade ao fato de que serão eliminados os documentos relacionados na Listagem de Eliminação de Documentos”.

Nos parâmetros do Art. 2º da Resolução CONARQ nº 5 de 30 de setembro de 1996, onde “Os editais para eliminação de documentos deverão consignar um prazo de 30 a 45 dias para possíveis manifestações ou, quando for o caso, possibilitar às partes interessadas requererem, a suas expensas, o desentranhamento de documentos ou cópias de peças de processos” e após o cumprimento do prazo descrito no Edital publicado a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos realizará a fragmentação mecânica ou exclusão dos processos constantes na listagem de eliminação.

Elaboração, publicação e envio ao Arquivo Público Municipal do Poder Legislativo de Vitória do Termo de Eliminação de Documentos para cumprimento ao que dispõe no artigo 4º da Resolução nº 40 de 9 de dezembro de 2014 onde “Após efetivar a eliminação, os órgãos e entidades deverão elaborar o Termo de Eliminação de Documentos [Anexo 3], que tem por objetivo registrar as informações relativas ao ato de eliminação, não sendo obrigatório dar publicidade em periódico oficial, devendo ser dada publicidade em boletim interno ou, ainda, no próprio portal ou sítio eletrônico, encaminhando uma cópia do Termo de Eliminação de Documentos para a instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência, para ciência de que a eliminação foi efetivada”.

Envio, via sistema, de todos os processos eliminados para o setor “Comissão Permanente de Avaliação de Documentos” com o parecer “eliminados” e despacho específico.

 A CPAD vem realizando atividades para realização do processo de eliminação de documentos da CMV 

  Abaixo publicações realizadas