A Câmara Municipal de Vitória tem um novo Plano de Classificação de Documentos. Diferente do anterior, ele abrange, além dos documentos e processos da atividade fim, que são os relacionados às funções legislativas e fiscalizatórias, também os da atividade meio, que são aqueles de apoio administrativo para funcionamento da Casa, como os decorrentes das atividades de licitação e recursos humanos.

Baseado no estudo das estruturas e funções da organização, o Plano de Classificação identifica os documentos legislativos e administrativos da Casa, dividindo-os em grupos, atribuindo categorias de assuntos e códigos, o que facilita sua catalogação.

O arquivista da Câmara Thiago Rocon enfatiza que “o plano dá uma maior segurança jurídica aos servidores da CMV para tratar os documentos da Casa, bem como fornece uma melhor resposta ao trâmite de processos da CMV, vez que cada tipologia documental poderá seguir um fluxo pré-determinado no sistema de processo eletrônico, facilitando o trabalho de todos. Também estamos cumprindo a legislação arquivística federal”.

Além de mais celeridade nos trâmites administrativos, o mapeamento dos documentos previsto pelo Plano possibilita que tipologias específicas possam ser visualizadas de forma mais fácil pela população no site da CMV, dando ainda mais transparência para os atos da Casa. “Será possível ver o número exato do que está sendo feito por tipo de documento. Por exemplo, em vez de apenas visualizar a quantidade geral dos processos administrativos, poderemos ver exatamente o que está sendo produzido, como a diferenciação entre processos de aquisição de material de consumo ou permanente, processos de RH, entre outros”, complementa Rocon.

O novo Plano de Classificação foi um trabalho de equipe de cerca de 3 (três) anos, envolvendo 5 (cinco) servidores da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, que realizaram entrevistas nos setores da CMV e analisaram tipologias documentais para realizar o levantamento necessário para o sucesso do projeto.

Aloir Neumerck, Marco Antônio Guerra e Thiago Rocon, todos da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, foram alguns dos servidores que participaram da elaboração do novo Plano

Tabela de temporalidade

Além do novo Plano de Classificação, a Câmara também atualizou sua Tabela de Temporalidade de Documentos, que tem por objetivo identificar e estabelecer prazos de guarda dos documentos produzidos e recebidos pela CMV. Isso traz otimização do espaço físico de armazenamento, bem como preserva a memória institucional, pois a Tabela delimita, de forma clara, os documentos que não podem ser destruídos por ainda possuir valor informativo, probatório ou histórico, e aqueles que realmente podem ser descartados.

Você pode acessar o novo Plano de Classificação de Documentos e Tabela de Temporalidade da Câmara de Vitória clicando aqui.

Texto e foto: Will Morais

Imagem de capa: Freepik

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